Bagi pelaku usaha, tentunya sudah tidak asing lagi dengan istilah satu ini. Cara membuat invoice otomatis pastinya menjadi kebiasaan untuk mereka. Lembar bukti dari transaksi ini penting dilakukan antar dua perusahaan atau lebih karena menjadi bukti tagihan pembayaran.
Apa Itu Invoice?
Bagi Anda yang masih asing dengan istilah ini, invoice sebenarnya merupakan bukti pembayaran dari penjual untuk ditujukan kepada pihak pembeli. Bukti transaksi ini digunakan sebagai penagihan pada pembeli atas pembelian baik dalam bentuk barang maupun jasa.
Anda hanya perlu mengirimkan bukti transaksi sebagai tagihan pembayaran setelah konsumen menyelesaikan pembelian barang tersebut. Namun pastikan terlebih dahulu jika sudah menerima barang ini. Apabila lembar transaksi telah diberikan, berikutnya hanya perlu memasukkan ke laporan.
Ada banyak kegunaan dari invoice yang bisa dirasakan oleh pebisnis. Beberapa contohnya seperti menunjukkan keadaan pengeluaran dari sebuah usaha hingga memudahkan untuk pengelolaan pembayaran.
Kegunaan Invoice
Sebelum Anda mengetahui bagaimana cara membuat invoice, penting untuk memahami apa saja kegunaan dari lembar transaksis satu ini. mengingat bahwa adanya bukti pembayaran tersebut membantu para pebisnis dalam melakukan pembukuan.
Memperlihatkan Kondisi Pengeluaran Usaha
Adanya invoice dapat Anda anggap sebagai dokumen yang diperlukan oleh suatu badan usaha ketika hendak melakukan transaksi. Selain itu mereka juga menggunakannya agar pembelian dalam jumlah lebih besar ke depannya menjadi mudah.
Biasanya dalam dokumen pembayaran ini akan berisikan beberapa rincian pembelian secara detail. Dengan begitu seluruh transaksi yang dilakukan oleh pihak perusahaan baik penagih maupun penerima juga terasa transparan tanpa ada hal-hal ditutupi.
Sebagai Bukti Tagihan Barang atau Jasa
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa invoice ini menjadi alat bukti pembayaran secara resmi dan sah. Maka dari itu, Anda bisa menggunakannya untuk membuktikan adanya penagihan terhadap barang atau jasa dimana sebelumnya telah ditetapkan oleh kedua pihak.
Selain itu, invoice ini juga berfungsi sebagai alat untuk melacak setiap transaksi yang ada pada usaha baik berjalan secara online maupun offline. Misalnya jika terjasi pembelian barang namun belum dilunasi oleh pihak perusahaan sehingga dapat dikonfirmasi untuk segera melunasinya.
Cara Membuat Invoice Otomatis di Excel
Salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat invoice adalah dengan menggunakan Excel. Dalam penyusunannya, ada beberapa informasi penting harus tertera di dalamnya mulai dari identitas penagih, nomor invoice, identitas perusahaan penagihan hingga tanggal pembuatan.
Membuka Microsoft Excel
Langkah pertama yang wajib untuk Anda lakukan dalam membuat invoice otomatis melalui Microsoft Excel adalah membuka aplikasi tersebut terlebih dahulu lewat perangkat PC. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka Microsoft Excel di perangkat PC Anda
- Klik menu File
- Klik menu New
- Klik pada menu Template Invoice
- Pilih pada template sesuai dengan kebutuhan Anda
- Jika ingin template sederhana, pilih pada opsi pertama
- Klik pada menu Invoice that calculate total
- Klik dua kali atau download di bagian kanan
Jika sudah membuka template invoice sesuai dengan kebutuhan Anda, saatnya untuk memasukkan komponen-komponen yang sudah ada berdasarkan penggunaan invoice.
- Your Company Name: nama perusahaan pembuat invoice
- Street Address: alamat lengkap tempat perusahaan pembuat inviice
- City: nama kota dan kode pos perusahaan pembuat invoice
- Phone: nomor telepon perusahaan pembuat invoice
- Email: alamat email perusahaan pembuat invoice
- Bill to: identitas perusahaan yang akan ditagih pembayarannya
- Description: nama baraang yang ditagih pembayarannya
- Amount: jumlah dan nilai uang yang harus dibayarkan
Anda harus mengubah mata uang atau currency sesuai dengan uang yang harus dibayarkan. Berikut caranya untuk mengaturnya:
- Blok pada bagian Amount
- Klik kanan
- Pilih pada format cells
- Klik opsi Currency
- Klik opsi Symbol
- Pilih menu OK
- Simpan hasil pembuatan invoice
Membuat Worksheet
Langkah selanjutnya adalah dengan membuat worksheet yang penting untuk Anda lakukan. Setidaknya perlu menyiapkan sebanyak 3 worksheet. Fungsi bagian pertama adalah sebagai form invoice akan dicetak.
Sheet kedua akan diisi dengan daat master atau perusahaan yang ditujukan mengenai penagihannya. Sementara sheet ketiga berfungsi untuk mengisi daftar barang-barang untuk dijual kepada pihak customer.
Mengisi Worksheet
Sheet pertama adalah sheet yang akan Anda cetak sebagai invoice. Artinya pada saat ini, pengguna bisa mengisikan seluruh transaksi sesuai dengan kebuutuhan. Biasanya berisikan data-data berupa nama perusahaan, tanggal pembuatan, nomor invoice dan juga nomor order.
Berikutnya diisi dengan data alamat, kota dan juga nomor telepon untuk cell berikutnya. Namun apabila data terisi pada C10 sudah menggunakan rumus Vlook (mencari nilai pada kolom paling kiri dalam satu tabel dan mengembalikan nilai di baris sama dari kolom tabel agar dapat ditemukan ssecara otomatis.
Memasukkan Rumus pada Worksheet
Anda perlu mengatur data validasi berupa list yang diisi dengan =NAMA-CUSTOME. Source ini merupakan define name yang akan diset berisikan range mulai dari A2 hingga A6 pada satu sheet khusus untuk customer.
Fungsi IF pada rumus di atas bisa Anda gunakan untuk memunculkan #N/A apabila rumus Vlookup tidak dapat menemukan data yang sedang dicari. Nama Master_Customer merupakan define name merujuk pada sheet customer range A hingga D6.
Penutup
Cara membuat invoice otomatis dapat Anda lakukan dengan mudah melalui program Ms Excel di atas. Tentu saja pembuatannya harus dilakukan secara detail karena ada banyak informasi perusahaan yang perlu dimasukkan demi transaksi transparan.